20/01/2021
Rozliczanie delegacji zagranicznych może wydawać się skomplikowane, szczególnie w kontekście różnic kursowych i zasad naliczania diet. Prawidłowe rozliczenie jest jednak kluczowe zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. W niniejszym artykule kompleksowo omówimy zasady rozliczania delegacji zagranicznej, skupiając się na kwestiach kursów walut i diet.
Po jakim kursie walut rozliczać delegację zagraniczną?
W przypadku wypłaty zaliczki na delegację zagraniczną w walucie polskiej, rozliczenie końcowe polega na porównaniu wartości wypłaconej zaliczki w złotówkach z sumą poniesionych wydatków w walutach obcych. Te wydatki muszą zostać przeliczone na walutę polską, a zasady tego przeliczenia zależą od rodzaju dokumentu potwierdzającego wydatek.
Faktury
Wydatki potwierdzone fakturami, które zawierają dane pracodawcy, przelicza się na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Jest to precyzyjnie określona zasada, której należy się trzymać, aby uniknąć błędów w rozliczeniach podatkowych.
Pozostałe wydatki (diety, ryczałty, bilety parkingowe)
Wydatki, które nie są udokumentowane fakturami z danymi pracodawcy, takie jak diety, ryczałty, bilety parkingowe i inne podobne, przelicza się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Termin rozliczenia delegacji przez pracownika to zasadniczo 14 dni od dnia powrotu z delegacji, choć przepisy wewnątrzzakładowe mogą ten termin skrócić.
Termin rozliczenia delegacji
Pracownik ma 14 dni na rozliczenie się z delegacji zagranicznej od dnia powrotu. Niedotrzymanie tego terminu może skutkować potrąceniem zaliczki z wynagrodzenia pracownika. Warto pamiętać o tym terminie, aby uniknąć nieporozumień i problemów z rozliczeniem.
Zaliczki a różnice kursowe
Zaliczki na delegacje zagraniczne są neutralne podatkowo – nie stanowią przychodów ani kosztów. W związku z tym, rozliczenie samych zaliczek nie generuje podatkowych różnic kursowych. Różnice kursowe mogą powstać dopiero w momencie, gdy pracownik poniesie koszty w delegacji i przedstawi je do rozliczenia. Przeliczenie tych kosztów na złote może generować różnice kursowe, ale te różnice są traktowane jako rachunkowe, a nie podatkowe. Oznacza to, że nie mają one wpływu na podatek dochodowy.
Zwrot zaliczki w walucie obcej
W przypadku, gdy pracownik zwraca niewykorzystaną zaliczkę w walucie obcej, pracodawca powinien przyjąć ją z powrotem, stosując te same kursy, które zostały użyte przy jej wydawaniu. Do wyceny waluty w dniu wydania zaliczki można zastosować metodę FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) lub inną metodę wyceny przyjętą w polityce rachunkowości firmy. W tym kontekście można również odnieść się do art. 15a ust. 8 ustawy CIT, który jest zgodny z ustawą o rachunkowości.
Jak liczyć dietę w podróży zagranicznej?
Dieta w podróży służbowej zagranicznej to świadczenie przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia pracownika podczas delegacji. Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty diety, a wydatek ten może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że podróż służbowa jest bezpośrednio związana z działalnością gospodarczą firmy.
Czas trwania podróży zagranicznej
Czas trwania podróży służbowej, zarówno krajowej, jak i zagranicznej, liczy się w sposób ciągły, od momentu rozpoczęcia do momentu zakończenia. Jednak moment rozpoczęcia i zakończenia podróży zagranicznej różni się w zależności od środka transportu.
- Podróż lądowa (samochód, pociąg, autobus): Rozpoczęcie podróży zagranicznej liczy się od momentu przekroczenia granicy Polski w drodze do kraju docelowego. Zakończenie podróży następuje w momencie przekroczenia granicy Polski w drodze powrotnej.
- Podróż morska (statek, prom) lub lotnicza (samolot): Rozpoczęcie podróży zagranicznej liczy się od momentu wyjścia statku z ostatniego portu lub startu samolotu z ostatniego lotniska w Polsce. Zakończenie podróży następuje w chwili wejścia do pierwszego portu lub lądowania na pierwszym lotnisku w Polsce w drodze powrotnej.
Ważne jest, aby czas podróży służbowej liczyć ciągle, bez uwzględniania pory dnia czy zmiany daty. Doba podróży służbowej to 24 godziny, niezależnie od godziny rozpoczęcia. Jest to odrębna doba od doby astronomicznej, służąca wyłącznie do obliczeń świadczeń z tytułu delegacji.
Wysokość diety zagranicznej
Wysokość diety w podróży służbowej zagranicznej zależy od kraju docelowego. Za każdą pełną dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę diety nalicza się proporcjonalnie:
- Do 8 godzin: 1/3 diety
- Od 8 do 12 godzin: 50% diety
- Powyżej 12 godzin: Pełna dieta
Stawki diet dla poszczególnych krajów są określone w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Pracodawcy z sektora prywatnego mogą stosować te same stawki lub ustalić własne, wyższe stawki diet w regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę.
Przykład obliczania diety zagranicznej
Załóżmy, że pracownik odbywa podróż służbową do Niemiec, która trwa od godziny 10:00 dnia 1 marca do godziny 16:00 dnia 3 marca. Dieta za Niemcy wynosi, przykładowo, 49 EUR za dobę.
Dzień 1 (1 marca): od 10:00 do 24:00 = 14 godzin (ponad 12 godzin) - pełna dieta
Dzień 2 (2 marca): pełna doba (24 godziny) - pełna dieta
Dzień 3 (3 marca): od 00:00 do 16:00 = 16 godzin (ponad 12 godzin) - pełna dieta
W tym przypadku pracownikowi przysługują 3 pełne diety, czyli 3 x 49 EUR = 147 EUR.
Podsumowanie
Prawidłowe rozliczanie delegacji zagranicznej wymaga znajomości zasad przeliczania kursów walut i obliczania diet. Kluczowe jest rozróżnienie kursów NBP stosowanych do faktur i pozostałych wydatków, a także precyzyjne obliczenie czasu trwania podróży i diety. Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Państwu zrozumieć te zagadnienia i ułatwi rozliczanie przyszłych delegacji zagranicznych.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
- Jaki kurs walut stosuje się do faktur w delegacji zagranicznej?
- Do faktur stosuje się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
- Jaki kurs walut stosuje się do diet i innych wydatków bez faktur?
- Do diet i innych wydatków nieudokumentowanych fakturami stosuje się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.
- Jak liczyć czas trwania delegacji zagranicznej?
- Czas trwania delegacji liczy się w sposób ciągły od momentu przekroczenia granicy (dla podróży lądowej) lub wyjścia z portu/lotniska (dla podróży morskiej/lotniczej) w Polsce do momentu powrotu do Polski.
- Jak obliczyć dietę za niepełną dobę podróży zagranicznej?
- Za niepełną dobę podróży zagranicznej przysługuje: 1/3 diety za czas do 8 godzin, 50% diety za czas od 8 do 12 godzin, oraz pełna dieta za czas powyżej 12 godzin.
- Gdzie znaleźć aktualne stawki diet zagranicznych?
- Stawki diet zagranicznych można znaleźć w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą stosować te same lub wyższe stawki.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Rozliczanie delegacji zagranicznej: kursy walut i diety, możesz odwiedzić kategorię Edukacja.