Jak napisać skuteczne Call for Papers?

Organizacja konferencji naukowej lub sympozjum to złożone zadanie, które wymaga starannego planowania i realizacji. Po ustaleniu daty konferencji, skompletowaniu komitetu organizacyjnego i określeniu tematyki, nadchodzi kluczowy moment – pozyskanie artykułów naukowych, które zostaną zaprezentowane podczas wydarzenia. To właśnie interesujące i przekonujące wezwanie do składania artykułów, znane jako Call for Papers (CFP), ma zasadnicze znaczenie dla przyciągnięcia wysokiej jakości abstraktów i ostatecznie recenzowanych artykułów konferencyjnych.

Akademicy uczestniczą w konferencjach przede wszystkim w celu nawiązania kontaktów i poszerzenia wiedzy. Jeśli Twoja konferencja nie zaoferuje interesujących prelegentów i tematów, trudno będzie przyciągnąć uczestników. Dlatego tak ważne jest, aby CFP było skuteczne i zachęcało badaczy do zgłaszania swoich prac.

Czym jest Call for Papers (CFP)?

Call for Papers, czyli CFP, to komunikat wysyłany przez organizatora konferencji do środowiska akademickiego związanego z daną dziedziną. Adresatami są zazwyczaj studenci studiów magisterskich i doktoranckich oraz doświadczeni badacze. Komunikat ten, najczęściej w formie e-maila, ma na celu zachęcenie naukowców do zgłaszania swoich prac do recenzji jako aplikacji do prezentacji na nadchodzącej konferencji naukowej.

Dobrze przygotowane CFP to kluczowy element planowania konferencji. Konferencje są doskonałą okazją dla badaczy do zaprezentowania swoich osiągnięć. Warto pamiętać, że w dobie konferencji wirtualnych, możliwości uczestnictwa w tego typu wydarzeniach jest więcej niż kiedykolwiek, zarówno w formie stacjonarnej, jak i online. Stworzenie interesującego i przekonującego CFP jest kluczową strategią przyciągnięcia dużej liczby wartościowych kandydatów do udziału w Twoim wydarzeniu.

Jak długa powinna być wiadomość Call for Papers?

Zaleca się, aby CFP miało objętość od 200 do 300 słów. Przekaz powinien być krótki, zwięzły i łatwy do przeskanowania wzrokiem. Powinien zawierać kluczowe informacje i jasne wskazówki dotyczące rodzaju badań, których poszukują organizatorzy konferencji, i nic więcej.

Użyj wyrazistych, chwytliwych nagłówków, aby przyciągnąć uwagę czytelnika i od razu poinformować go, jakiego rodzaju treści poszukujesz. Unikaj długich, rozwlekłych opisów i instrukcji. Stosując podtytuły i wypunktowania, uzupełniające nagłówki, możesz stworzyć CFP, które będzie czytelne i zmieści się w zalecanym limicie 300 słów.

Upewnij się, że Twoje CFP jest proste i nie zawiera długich, skomplikowanych terminów lub fraz. Pamiętaj, że choć kierujesz komunikat do naukowców, którzy z pewnością potrafią posługiwać się złożonym językiem, to badacze mają obecnie wiele opcji wyboru. Im prostsze CFP, tym lepiej.

Szablon Call for Paper

Poniżej znajdziesz przydatny szablon, który możesz wykorzystać przy tworzeniu swojego CFP. Dla przykładu posłużymy się fikcyjną konferencją „Międzynarodowa Konferencja Zarządzania Dzielonymi Zasobami Rzecznymi w Delcie Mekongu”, która odbędzie się w Tel Awiwie w Izraelu w listopadzie 2022 roku.

Temat e-maila: Delta Mekongu – wspólne zarządzanie: Dołącz do grona ekspertów. Call for Papers: Międzynarodowa Konferencja Zarządzania Dzielonymi Zasobami Rzecznymi w Delcie Mekongu, 17-22 listopada 2022, Tel Awiw, Izrael.

www.eventwebsite.com

Wprowadzenie: Jako ekspert w dziedzinie polityki dotyczącej Delty Mekongu, komitet organizacyjny Międzynarodowej Konferencji Zarządzania Dzielonymi Zasobami Rzecznymi w Delcie Mekongu zaprasza Państwa do nadsyłania prac badawczych jako zgłoszeń do prezentacji na tym wydarzeniu. Konferencja ta będzie doskonałą okazją do nawiązania kontaktów z innymi ekspertami w Państwa dziedzinie i wniesienia znaczącego wkładu w rozwój odpowiedzialnego, wspólnego zarządzania zasobami rzecznymi w Delcie Mekongu.

Ważne daty:

• Zamiar zgłoszenia: 1 maja 2022 r.
• Termin nadsyłania artykułów: 15 czerwca 2022 r.
• Data decyzji: 1 września 2022 r.

Zgłaszanie jest proste! Skorzystaj z naszego intuicyjnego portalu zgłoszeniowego, dostępnego tutaj.

Wytyczne dotyczące zgłoszeń:

• Prosimy o nadsyłanie pełnych artykułów naukowych, wraz z abstraktem.
• Artykuły – maksymalnie 1600 słów
• Abstrakty – około 300 słów

Proces recenzji: Jak Państwo wiedzą, drapieżne konferencje stanowią poważne zagrożenie dla legitymacji i uczciwości środowiska akademickiego. Chcemy, aby Państwo i społeczność naukowa mieli pewność, że wszystkie treści prezentowane na tym wydarzeniu są dokładnie weryfikowane i recenzowane. Dlatego do oceny wszystkich zgłoszeń zastosujemy proces recenzji jednostronnie ślepej.

Kolejne kroki:

• Zgłoś swój artykuł za pośrednictwem powyższego linku.
• Otrzymasz e-mail z potwierdzeniem, że otrzymaliśmy Twoje zgłoszenie.
• Skontaktujemy się z Tobą najpóźniej 1 września 2022 r., aby poinformować Cię, czy Twoje zgłoszenie zostało przyjęte.

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących tego procesu, prosimy o kontakt.

Co wyróżnia ten szablon spośród innych dostępnych online?

Większość CFP jest rozpowszechniana za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dla osób dostosowujących powyższy szablon do swoich potrzeb, przedstawiliśmy przykład mocnego, jasnego, 8-słownego tematu wiadomości, który jest zgodny z uznanymi zasadami tworzenia tematów e-maili, zoptymalizowany pod kątem maksymalizacji wskaźników otwarć wiadomości, czyli liczby odbiorców, którzy faktycznie otworzą wiadomość. W zaledwie 8 słowach temat ten wyjaśnia intencję e-maila, jednocześnie wyrażając uznanie dla odbiorcy poprzez potwierdzenie jego wiedzy eksperckiej.

Treść szablonu jest krótka – nieco ponad 200 słów. Używa jasnego, prostego języka, często w formie wypunktowań, a jednocześnie dostarcza wszystkich informacji potrzebnych odbiorcy do podjęcia działań zamierzonych przez organizatorów konferencji.

Zawiera przydatny link do portalu zgłoszeniowego, dzięki czemu badacze nie muszą przeszukiwać skomplikowanego procesu aplikacyjnego – mogą aplikować bezpośrednio z e-maila.

Jest sformatowany z wykorzystaniem atrakcyjnych wizualnie logotypów i krojów pisma, co pomaga wyróżnić to CFP na tle innych.

Ten szablon jest dostępny w formatach Microsoft Word, Google Docs i jako plik PDF do pobrania. Jako organizator konferencji możesz zdecydować, czy chcesz załączyć CFP do zaproszenia e-mailowego, czy po prostu użyć go jako treści wiadomości e-mail, usuwając potencjalną barierę dla odbiorców, którzy mogą nie mieć dostępu do konkretnego formatu załącznika lub wolą go nie używać.

Jak stworzyć własne Call for Papers?

Stworzenie własnego CFP jest proste! Wystarczy wziąć powyższy szablon i dostosować go do informacji dotyczących Twojego wydarzenia. Możesz go nawet ponownie wykorzystywać co roku na coroczne konferencje.

Krok 1: Wybierz metodę komunikacji

CFP są zazwyczaj wysyłane e-mailem do wszystkich znanych naukowców w danej dziedzinie. Wybór platformy e-mailowej to decyzja komitetu organizacyjnego. Chociaż na tę decyzję często wpływa budżet wydarzenia, zalecamy korzystanie z platformy automatycznej, która integruje się z oprogramowaniem do zarządzania abstraktami i ułatwia śledzenie analiz e-mailowych w celu oceny jego skuteczności.

Krok 2: Powiedz im, co robisz i dlaczego

Zauważysz to w głównym nagłówku szablonu, gdzie jest napisane: Call for Papers: [Nazwa konferencji].

W powyższym szablonie nazwa konferencji jest częścią głównego nagłówka tuż obok intencji komunikatu. W ten sposób każdy, kto czyta to CFP, od razu wie, o co się prosi i w jakim celu, już z samego nagłówka.

Krok 3: Podaj czas i miejsce

Nawet jeśli konkretne miejsce wydarzenia nie zostało jeszcze potwierdzone, upewnij się, że CFP zawiera datę wydarzenia i miasto, w którym się odbędzie. Daje to potencjalnym kandydatom wystarczająco dużo informacji, aby określić, czy mogą wziąć udział.

Krok 4: Udostępnij link do swojej strony internetowej

Jednym ze sposobów na zachowanie zwięzłości CFP jest upewnienie się, że zawiera ono tylko niezbędne szczegóły. Linkując do strony internetowej wydarzenia, dajesz potencjalnym kandydatom możliwość dowiedzenia się więcej o Twoim wydarzeniu, bez zaśmiecania wiadomości.

Krok 5: Przedstaw wydarzenie

Zamieść krótkie, interesujące wprowadzenie do wydarzenia, odnosząc się do badacza jako rozpoznanego eksperta w danej dziedzinie i krótko opisując korzyści z udziału.

Krok 6: Udostępnij ważne daty

Bądź transparentny co do terminów nadsyłania zgłoszeń i czasu potrzebnego na ich recenzję. Poinformuj kandydatów, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi i dotrzymuj tego terminu.

Krok 7: Ułatw aplikację

Upewnij się, że Twoje CFP zawiera proste, bezpośrednie połączenie z portalem, który przyjmuje zgłoszenia artykułów. Pamiętaj, że badacze mają obecnie wybór, i zawsze najlepiej jest być opcją, która ułatwia, a nie komplikuje sprawy.

Krok 8: Wyjaśnij wszelkie wytyczne

Czy obowiązuje limit słów dla zgłoszeń? Czy są jakieś tematy szczególnie preferowane? Czy są jakieś tematy całkowicie wykluczone? Podaj wszystkie te informacje bezpośrednio w CFP, aby uniknąć marnowania własnego czasu na recenzowanie zgłoszeń, które nie spełniają wymagań, lub marnowania czasu kandydata na nadsyłanie prac, które nie są tym, czego szukasz.

Krok 9: Zdefiniuj proces recenzji

Istnieje wiele sposobów recenzowania zgłoszeń na konferencje, a w świecie akademickim istnieje wiele opinii i preferencji. Bądź otwarty co do procesu recenzji i metodologii wybranych dla Twojej konferencji, aby badacze byli świadomi, w jaki sposób ich prace będą oceniane.

Krok 10: Zachęć do dalszej komunikacji

Wyraźnie zaznacz, że badacze mogą łatwo skontaktować się z komitetem organizacyjnym wydarzenia, jeśli mają jakiekolwiek pytania dotyczące procesu aplikacyjnego lub samego wydarzenia. Możesz również dodać informacje o tym, czy ostateczne pełne artykuły zostaną umieszczone w materiałach konferencyjnych lub w jaki sposób skontaktujesz się z osobami, których artykuły zostaną przyjęte.

Podsumowanie

Skuteczne Call for Papers to fundament udanej konferencji naukowej. Tworząc ten komunikat, pamiętaj, aby był on krótki, bezpośredni, lekki i angażujący, niezależnie od tematyki konferencji.

Trudno jest przyciągnąć zgłoszenia prac badawczych, jeśli prośba o zgłoszenia jest nudna i niejasna. Ułatw dostęp do wszystkich informacji, których potrzebują badacze i upewnij się, że proces aplikacyjny jest prosty, proces recenzji jest transparentny, a kandydat wie, czego może oczekiwać w zakresie dalszej komunikacji.

Po udostępnieniu CFP, dobre oprogramowanie do zarządzania abstraktami zapewni płynny przebieg kolejnych etapów.

Gdzie opublikować Call for Papers?

Prowadzenie Call for Papers, plakatów lub prezentacji to sposób na pozyskanie wysokiej jakości treści sesji, które przyciągają uczestników, rozwijają profesje i przekształcają branże. Aby odnieść sukces, musisz mieć wystarczająco dużą pulę tematów i treści do wyboru. Ważne jest, aby stworzyć plan promocji CFP do jak największej liczby wykwalifikowanych autorów.

Oto 10 prostych rzeczy, które możesz zrobić, aby promować swoje Call for Papers:

1. Wykorzystaj swoją stronę internetową. Umieść obrazy lub banery promocyjne na stronie internetowej swojej organizacji, które reklamują nadchodzące CFP. Strona główna i strony wydarzeń to doskonałe miejsca na umieszczenie tych banerów. Nie ograniczaj się jednak tylko do tych obszarów. Współpracuj z działem marketingu, aby wytypować sekcje lub strony internetowe, które generują największy ruch. Upewnij się, że dołączony jest link, który kieruje odwiedzających bezpośrednio do strony internetowej, na której można zgłaszać abstrakty. Możesz także reklamować się w innych miejscach online skierowanych do członków, w tym w społeczności online, bibliotece zasobów i systemie zarządzania nauczaniem (LMS).
2. Wyślij kampanie e-mailowe. Masz już listę osób, do których możesz kierować komunikację, aby promować swoje wydarzenie. Wykorzystaj tę listę również do promocji swojego CFP. Dobrym pomysłem jest wysłanie co najmniej jednego e-maila poświęconego w całości CFP, ale warto o nim wspomnieć również w innych komunikatach e-mailowych. Jedną z doskonałych list mailingowych, do której warto kierować komunikację, są osoby, które zgłaszały prace w poprzednich latach, ale nie zostały zakwalifikowane.
3. Wykorzystaj inne zasoby online. Czy Twoja organizacja oferuje swoim członkom inne zasoby online, takie jak społeczność online, biblioteka zasobów lub kursy i webinaria online? To idealne miejsce do wzajemnej promocji zarówno wydarzenia, jak i CFP lub prelegentów. Zwłaszcza jeśli niektóre z tych treści edukacyjnych są zgodne z tematem lub tematami poruszanymi na konferencji.
4. Wykorzystaj wiele kanałów mediów społecznościowych. Udostępnij informacje i link do strony zgłoszeniowej CFP w kanałach mediów społecznościowych, z których najczęściej korzystają członkowie Twojej branży. Nie bój się wykorzystać tej okazji do przetestowania innych platform, z których nie korzystasz aktywnie. Pamiętaj o publikowaniu postów wielokrotnie, zmieniając treść i obrazy z każdym postem. Wyjdź poza ogólne ogłoszenie. Wykorzystaj to jako okazję do sprzedaży wartości wystąpienia na konferencji. Zaprezentuj krótkie filmy z zeszłorocznej konferencji. Lub przeprowadź krótki wywiad z poprzednimi prelegentami, omawiając ich pozytywne doświadczenia. (Dodatkowa wskazówka: Istnieje wiele bezpłatnych i niedrogich narzędzi online, które pomogą Ci szybko tworzyć grafiki, filmy i rolki do mediów społecznościowych. Dwa z naszych ulubionych to Canva i Veed.) Poproś wszystkich pracowników Twojej organizacji i kluczowych członków branży o udostępnienie konkretnego sformułowania i linków w ich sieciach. Za każdym razem, gdy publikujesz post, bądź bezpośredni i prostolinijny, prosząc swoich obserwujących o udostępnianie każdego posta.
5. Napisz i promuj artykuł na blogu. Napisz artykuł o swojej konferencji na blogu swojego stowarzyszenia i umieść link do strony zgłaszania artykułów. Twój artykuł może zawierać informacje o wydarzeniu i jego historycznej roli w branży, krótki film z poprzednich wydarzeń, znanych prelegentach i tematach z przeszłych wydarzeń lub wywiad wideo z poprzednimi prelegentami dzielącymi się swoimi doświadczeniami z wydarzenia. Pamiętaj, aby współpracować ze swoim zespołem w celu zoptymalizowania artykułu pod kątem wyszukiwarek, aby zwiększyć jego widoczność. I oczywiście promuj artykuł na blogu we wszystkich swoich zwykłych kanałach marketingowych (w tym w mediach społecznościowych).
6. Opublikuj swoje CFP na stronach z katalogami konferencji. Dodaj informacje o swoim wydarzeniu i CFP do wielu stron z katalogami konferencji. Strony te gromadzą otwarte CFP i ułatwiają specjalistom z branży odkrywanie możliwości prezentacji. Oto kilka popularnych katalogów konferencji:
   • WikiCFP – wykaz CFP (oraz warsztatów i czasopism), który jest całkowicie bezpłatny w użyciu. Ta strona jest dość popularna w specjalnościach IT i inżynieryjnych.
   • PapersInvited – największa na świecie baza danych CFP
   • Conference Alerts – kolejne dobre miejsce na dodanie swojego wydarzenia
7. Wyślij pocztę bezpośrednią. W ostatnich latach jeszcze więcej naszych codziennych czynności przeniosło się do sieci. Spowodowało to znaczne zmęczenie cyfrowe. Otrzymanie namacalnej przesyłki pocztowej stało się ponownie nowością, która przebija się przez cyfrowy szum. Wyślij spersonalizowane zaproszenia do zgłaszania abstraktu, artykułu lub prezentacji do wyselekcjonowanej listy odbiorców. Dołącz skrócony adres URL lub kod QR, aby ułatwić odbiorcy bezpośrednie przejście do strony zgłoszeń z wydrukowanego materiału pocztowego.
8. Umieść informacje w swoim newsletterze. Subskrybenci Twojego newslettera to specjaliści z branży. Wykorzystaj ich wiedzę ekspercką, umieszczając informacje o swoim CFP i bezpośredni link do strony zgłoszeniowej. Nie musi to zajmować dużo miejsca – wystarczy jedno lub dwa zdania lub mała reklama.
9. Reklamuj swoje kolejne CFP na swoim bieżącym wydarzeniu. Wiele organizacji planuje udostępnienie strony zgłoszeniowej na konferencję w następnym roku podczas lub bezpośrednio po zakończeniu bieżącej konferencji. W tym czasie masz do czynienia z zaangażowaną publicznością, a Twoje wydarzenie jest w centrum uwagi. Podczas wydarzenia wykorzystaj materiały informacyjne, oznakowanie i ogłoszenia, aby wzbudzić zainteresowanie. Reklamuj swoje nadchodzące CFP w materiałach bieżącego wydarzenia, w tym w drukowanym programie, agendzie online i w mobilnej aplikacji wydarzenia.
10. Skontaktuj się ze swoją siecią partnerską. Aby uzyskać jak największy zasięg dla swojego otwartego CFP, będziesz chciał dotrzeć do potencjalnych autorów spoza własnej bazy danych. Poproś swoją sieć partnerów branżowych i podmiotów stowarzyszonych o promowanie Twojego CFP w ich kanałach komunikacji, w tym w e-mailach, newsletterach, społecznościach online i mediach społecznościowych. Przygotuj treść tak, aby jej udostępnianie było jak najłatwiejsze. Dołącz opis tekstowy, obrazy wstępnie przeskalowane dla różnych kanałów i hiperlink.

Zastosowanie się do zaledwie kilku z tych wskazówek powinno zwiększyć świadomość na temat Twojego CFP i stworzyć pulę utalentowanych specjalistów dla Twojej komisji selekcyjnej. A jeśli brakuje Ci wykwalifikowanych recenzentów, większość z tych wskazówek może również zadziałać, aby zachęcić ich do pomocy!

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak napisać skuteczne Call for Papers?, możesz odwiedzić kategorię Edukacja.