Dokumenty niezbędne na wyjazd Erasmus+

Program Erasmus+ to wyjątkowa szansa na zdobycie międzynarodowego doświadczenia edukacyjnego, poznanie nowych kultur i rozwój osobisty. Jednak, aby w pełni cieszyć się tym okresem, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie formalne. Jednym z najważniejszych aspektów tego przygotowania jest skompletowanie niezbędnej dokumentacji. W tym artykule przedstawimy kompleksowy przewodnik po dokumentach, które musisz zgromadzić, aby Twój wyjazd na Erasmusa przebiegł sprawnie i bezproblemowo. Pamiętaj, że dokładne zapoznanie się z wymaganiami i terminowe złożenie wszystkich dokumentów jest kluczowe do pomyślnej realizacji Twojej mobilności.

Dokumenty wymagane przed wyjazdem na Erasmusa

Jeszcze przed rozpoczęciem Twojej przygody z Erasmusem, musisz zadbać o szereg formalności i zebrać niezbędne dokumenty. To etap kluczowy, który pozwoli Ci uniknąć problemów i stresu już na miejscu, za granicą. Oto szczegółowa lista dokumentów, które powinieneś przygotować przed wyjazdem:

1. List akceptacyjny (Invitation Letter): To oficjalne pismo z uczelni partnerskiej, potwierdzające Twoje przyjęcie na studia w ramach programu Erasmus+. O ten dokument musisz postarać się samodzielnie, kontaktując się z uczelnią zagraniczną jeszcze przed lub w trakcie procesu rekrutacji. Zapytaj o kroki, jakie musisz podjąć, aby zostać zakwalifikowanym i otrzymać ten list. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, nie wahaj się skontaktować z uczelnianym Koordynatorem programu Erasmus+ na Twojej uczelni macierzystej.
2. Kopie formularzy aplikacyjnych składanych do uczelni zagranicznej (Application form): Podczas aplikowania na uczelnię partnerską, możesz zostać poproszony o wypełnienie specjalnego formularza aplikacyjnego. Kopię tego formularza, po wypełnieniu i wysłaniu do uczelni zagranicznej, należy dostarczyć również do biura programu Erasmus+ na Twojej uczelni macierzystej.
3. Learning Agreement (Before Mobility): To jeden z najważniejszych dokumentów w całym procesie Erasmusa. Jest to porozumienie o programie zajęć, które będziesz realizować na uczelni zagranicznej. Musisz samodzielnie skontaktować się z Zakładowym Koordynatorem na Twojej uczelni macierzystej, aby ustalić listę przedmiotów, które będziesz studiować za granicą i które zostaną uznane po powrocie. Learning Agreement musi zostać zaakceptowany i podpisany przez Zakładowego Koordynatora, Koordynatora Erasmusa na uczelni macierzystej oraz odpowiednią osobę na uczelni partnerskiej.
4. Karta EKUZ lub polisa ubezpieczenia zdrowotnego: Ubezpieczenie zdrowotne jest absolutnie niezbędne podczas pobytu za granicą. Masz dwie opcje: wyrobić Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), która jest bezpłatna i uprawnia do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej w krajach UE i EFTA, lub wykupić prywatną polisę ubezpieczenia zdrowotnego. Obywatele krajów spoza UE muszą posiadać ubezpieczenie, najlepiej wykupione w Polsce, które będzie ważne na terenie kraju tranzytu i docelowym przez cały okres pobytu na studiach.
5. Ubezpieczenie od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków (NNW): Oprócz ubezpieczenia zdrowotnego, zaleca się wykupienie ubezpieczenia NNW, które zapewni Ci dodatkową ochronę finansową w przypadku nieszczęśliwych wypadków. Podobnie jak w przypadku ubezpieczenia zdrowotnego, obywatele krajów spoza UE powinni wykupić ubezpieczenie NNW w Polsce, ważne w krajach tranzytu i docelowym przez cały okres studiów.
6. Wiza + oświadczenie o posiadaniu ważnej wizy: Jeśli kraj docelowy, do którego wyjeżdżasz na Erasmusa, wymaga wizy lub innego dokumentu legalizującego pobyt, musisz samodzielnie zadbać o jej uzyskanie. Skontaktuj się z konsulatem danego państwa, aby dowiedzieć się o wymaganych procedurach i dokumentach. Koordynator Erasmus+ na Twojej uczelni macierzystej może wystawić zaświadczenie o udziale w programie Erasmus, jeśli będzie to potrzebne w procesie wizowym.
7. Zaświadczenie z Instytutu: To zaświadczenie z Twojego Instytutu na uczelni macierzystej, potwierdzające, że zaliczyłeś wszystkie przedmioty w semestrze poprzedzającym Twój wyjazd na Erasmusa. Jest to dowód, że jesteś studentem z uregulowanym statusem i możesz wyjechać na wymianę.
8. Formularz danych bankowych: Musisz wypełnić formularz, w którym podajesz dane swojego konta bankowego. To na to konto zostanie przelane stypendium Erasmus+. Upewnij się, że podajesz poprawne dane, aby uniknąć problemów z wypłatą stypendium.
9. Ocena z testu językowego OLS: Online Linguistic Support (OLS) to system wsparcia językowego programu Erasmus+. W ramach przygotowań do wyjazdu, otrzymasz na swój adres e-mail link do testu językowego OLS. Test ten ma na celu określenie Twojego poziomu językowego w języku, w którym będziesz studiować za granicą. Wyniki testu służą monitorowaniu postępów językowych studentów Erasmus+.
10. Oświadczenie (dotyczy studentów POWER): Studenci wyjeżdżający w ramach programu POWER (Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój) muszą dodatkowo wypełnić i złożyć oświadczenie uczestnika projektu o udziale w programie POWER.
11. Zaświadczenie z sekretariatu Instytutu (dotyczy studentów POWER): Studenci programu POWER muszą również dostarczyć zaświadczenie z sekretariatu Instytutu potwierdzające przyznanie stypendium socjalnego, z numerem decyzji stypendialnej i datą przyznania.

Dokumenty wymagane w trakcie wyjazdu na Erasmusa

Mobilność Erasmus+ to dynamiczny czas, w którym mogą zajść zmiany w Twoim planie studiów. W trakcie pobytu na uczelni partnerskiej, możesz potrzebować dokonać modyfikacji w swoim Learning Agreement. Oto dokumenty, które mogą być wymagane w trakcie wyjazdu:

1. Learning Agreement (During Mobility): Jeśli w trakcie pobytu na uczelni zagranicznej okaże się, że chcesz zmienić listę przedmiotów, które studiujesz, musisz wypełnić część Learning Agreement zatytułowaną "During Mobility". Zmiany te muszą być uzgodnione i zaakceptowane przez Zakładowego Koordynatora na Twojej uczelni macierzystej oraz odpowiednią osobę na uczelni partnerskiej. Pamiętaj, że zmiany w Learning Agreement należy dokonać w ciągu pierwszego miesiąca (30 dni) od daty rozpoczęcia mobilności.
2. Podanie o przedłużenie pobytu na uczelni zagranicznej: Jeśli jesteś zainteresowany przedłużeniem swojego pobytu na Erasmusie o kolejny semestr, musisz złożyć podanie do Dyrektora Instytutu na Twojej uczelni macierzystej. Podanie należy złożyć nie później niż miesiąc przed zakończeniem bieżącego semestru.
3. Learning Agreement (Before Mobility) - ponowne złożenie: W przypadku przedłużenia pobytu na kolejny semestr, konieczne jest ponowne ustalenie programu zajęć na kolejny semestr i złożenie Learning Agreement (Before Mobility) na przedłużony okres studiów.
4. Aneks do umowy finansowej: Przedłużenie pobytu na Erasmusie wiąże się również z koniecznością podpisania aneksu do umowy finansowej. O chęci przedłużenia pobytu należy poinformować Koordynatora Erasmusa na uczelni macierzystej odpowiednio wcześniej, najlepiej miesiąc przed zakończeniem semestru. Warunkiem przedłużenia pobytu jest zaliczenie wszystkich przedmiotów z bieżącego semestru na uczelni partnerskiej.
5. Ubezpieczenie od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków (NNW) - przedłużenie: Jeśli przedłużasz swój pobyt, upewnij się, że Twoje ubezpieczenie NNW jest ważne na cały przedłużony okres. W razie potrzeby, wykup nowe ubezpieczenie.
6. Karta EKUZ lub polisa ubezpieczenia zdrowotnego - przedłużenie: Podobnie jak w przypadku ubezpieczenia NNW, sprawdź ważność swojego ubezpieczenia zdrowotnego (EKUZ lub polisy) i w razie potrzeby przedłuż je na kolejny semestr.
7. Wiza + oświadczenie o posiadaniu ważnej wizy - przedłużenie: Jeśli Twój pobyt się przedłuża, a do kraju docelowego potrzebna jest wiza, upewnij się, że Twoja wiza jest ważna na cały okres przedłużonego pobytu. W razie potrzeby, skontaktuj się z konsulatem, aby przedłużyć wizę lub uzyskać nową.

Dokumenty wymagane po powrocie z Erasmusa

Po zakończeniu Twojej przygody z Erasmusem i powrocie do kraju, nadal czeka Cię kilka formalności związanych z rozliczeniem mobilności. Zgromadzenie i dostarczenie poniższych dokumentów jest niezbędne do ostatecznego rozliczenia stypendium i uznania okresu studiów za granicą:

1. Confirmation of Mobility Period / Certificate of Attendance: To dokument wystawiany przez Koordynatora na uczelni partnerskiej, potwierdzający datę rozpoczęcia i zakończenia Twojego pobytu na Erasmusie. Jest to kluczowy dokument do rozliczenia stypendium, ponieważ na jego podstawie obliczana jest dokładna kwota stypendium, jaką otrzymasz.
2. Transcript of Records: To wykaz ocen i zaliczeń z przedmiotów, które studiowałeś na uczelni partnerskiej. Dokument powinien zawierać listę przedmiotów, uzyskane oceny, liczbę punktów ECTS, formę zajęć i liczbę godzin. Przedmioty wymienione w Transcript of Records muszą być zgodne z tymi, które zostały zatwierdzone w Learning Agreement.
3. Learning Agreement (After Mobility): Oprócz Transcript of Records, musisz dostarczyć również Learning Agreement w części "After Mobility". W tej części dokumentu wymienione są wszystkie przedmioty, które faktycznie zrealizowałeś na uczelni partnerskiej w danym semestrze.
4. Ocena z testu językowego OLS (po powrocie): Po powrocie z Erasmusa, ponownie otrzymasz link do testu językowego OLS na swój adres e-mail. Ten test ma na celu ocenę Twojego postępu językowego w trakcie pobytu za granicą. Wypełnienie testu po powrocie jest obowiązkowe.
5. Raport uczestnika w systemie Mobility Tool: Mobility Tool to system online, w którym musisz wypełnić raport uczestnika programu Erasmus+. Link do raportu zostanie wysłany na Twój adres e-mail. Raport należy wypełnić w ciągu miesiąca od daty powrotu ze stypendium.

UWAGA! Niewypełnienie raportu uczestnika w systemie Mobility Tool oraz nieuzupełnienie testu językowego OLS po powrocie skutkuje niewypłaceniem pozostałej części stypendium (zwykle 20% całości stypendium), o czym mowa w umowie finansowej. Dlatego pamiętaj o terminowym i rzetelnym dopełnieniu tych formalności.

Jak złożyć wniosek Erasmus?

Proces aplikowania o wyjazd na Erasmusa zazwyczaj rozpoczyna się na uczelni macierzystej. Każda uczelnia ma własne procedury i terminy rekrutacji, dlatego pierwszym krokiem jest skontaktowanie się z Biurem Współpracy Międzynarodowej lub Koordynatorem programu Erasmus+ na Twojej uczelni. Zazwyczaj proces rekrutacji obejmuje kilka etapów:

1. Złożenie wniosku aplikacyjnego: Wniosek składa się na uczelni macierzystej, zazwyczaj online. Formularz wniosku można znaleźć na stronie internetowej uczelni lub w Biurze Współpracy Międzynarodowej.
2. Wybór uczelni partnerskich: W ramach wniosku aplikacyjnego, będziesz musiał wybrać uczelnie partnerskie, na które chciałbyś wyjechać. Zapoznaj się z ofertą uczelni partnerskich Twojej uczelni macierzystej i wybierz te, które najlepiej odpowiadają Twojemu kierunkowi studiów i zainteresowaniom.
3. Learning Agreement (wstępny): Na etapie aplikacji, możesz być poproszony o przygotowanie wstępnego Learning Agreement, czyli propozycji przedmiotów, które chciałbyś studiować na uczelni partnerskiej.
4. Rozmowa kwalifikacyjna: W niektórych przypadkach, po złożeniu wniosku, możesz zostać zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną.
5. Ogłoszenie wyników rekrutacji: Po zakończeniu procesu rekrutacji, uczelnia ogłosi wyniki i listę studentów zakwalifikowanych do wyjazdu na Erasmusa.

Szczegółowe informacje o procesie aplikacyjnym, w tym terminy składania wniosków, wymagane dokumenty i kryteria wyboru, znajdziesz na stronie internetowej Biura Współpracy Międzynarodowej Twojej uczelni lub u Koordynatora programu Erasmus+.

Co to jest ESNcard?

ESNcard to karta członkowska Erasmus Student Network (ESN), organizacji studenckiej zrzeszającej studentów wymiany międzynarodowej, mentorów i członków ESN. Posiadanie ESNcard to wiele korzyści podczas Twojego Erasmusa. Karta uprawnia do zniżek u partnerów ESN w całej Europie, w tym m.in. na transport (np. Ryanair, Flixbus, Flixtrain), zakwaterowanie (Spotahome), edukację (The Economist, OnCampus Abroad, Drops) i wiele innych. Lista partnerów i zniżek jest bardzo długa i różni się w zależności od kraju i miasta. W Polsce również dostępnych jest wiele atrakcyjnych zniżek dla posiadaczy ESNcard.

ESNcard to nie tylko zniżki, to przede wszystkim symbol integracji i przynależności do społeczności Erasmus Generation. Umożliwia nawiązywanie kontaktów z innymi studentami z całego świata, uczestniczenie w wydarzeniach i wyjazdach organizowanych przez ESN oraz aktywne spędzanie czasu podczas Erasmusa.

Jeśli chcesz uzyskać ESNcard, skontaktuj się z lokalną sekcją ESN na Twojej uczelni macierzystej lub na uczelni partnerskiej po przyjeździe. Zazwyczaj karta jest dostępna za niewielką opłatą.

Podsumowanie

Wyjazd na Erasmusa to niesamowita przygoda, ale wymaga odpowiedniego przygotowania. Zgromadzenie wszystkich niezbędnych dokumentów przed, w trakcie i po mobilności jest kluczowe dla pomyślnej realizacji programu i uniknięcia problemów formalnych. Mamy nadzieję, że ten artykuł dostarczył Ci kompleksowej wiedzy na temat dokumentacji wymaganej na Erasmusie. Pamiętaj, aby dokładnie zapoznać się z wymaganiami Twojej uczelni macierzystej i partnerskiej oraz terminowo dopełnić wszystkich formalności. Życzymy udanego Erasmusa!

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Dokumenty niezbędne na wyjazd Erasmus+, możesz odwiedzić kategorię Edukacja.